「電話が鳴ると緊張する…」 「何を話せばいいかわからない…」 「敬語が難しい…」 
そんな経験はありませんか？ 
日本の会社では、電話対応も大切な仕事の一つです。電話での話し方によって、会社の印象が決まることもあります。 
今回は、外国人社員の皆さんが安心して電話対応できるように、基本的なマナーとよく使うフレーズをご紹介します。 

① 電話を取る前に準備しよう 
電話が鳴ったときに慌てないよう、デスクには次のものを用意しておきましょう。 
✅ メモ帳 
✅ ペン 電話では以下の内容をメモします。 
・相手の会社名 
・相手の名前 
・電話があった時間 
・用件（伝言内容） 
メモを取ることで、聞き間違いや伝え忘れを防ぐことができます。 

② 電話が鳴ったらどうする？ 
できれば3コール以内に出よう 
日本の会社では、電話は2〜3コール以内に取るのが一般的です。 
もし出るのが遅れた場合は、 
「お待たせいたしました。」 
と言ってから対応しましょう。 
「もしもし」は使わない 
友達との電話では「もしもし」を使いますが、会社では使いません。 
電話を取ったら、 
「はい、〇〇株式会社の△△です。」 
と言います。 
例 
「はい、GLOBAL REACHのタロウです。」 
明るく、はっきり話そう 
電話では相手に顔が見えません。 
そのため、 
・少し大きめの声 
・明るい声 
・ゆっくり話す 
ことを意識しましょう。 

③ よく使う便利なフレーズ 
相手の名前を聞きたいとき 
「恐れ入りますが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。」 
少し難しい場合は、 
「失礼ですが、お名前を教えていただけますか。」 
でも大丈夫です。 
もう一度言ってほしいとき 「申し訳ございません。もう一度お願いできますでしょうか。」 
メモを取る時間がほしいとき 
「少々お待ちください。」 

④ 担当者がいない場合 
電話の相手が他の社員を探していることがあります。 
そんなときは状況に合わせて伝えましょう。 
席を外している 
「ただ今、席を外しております。」 
本日休み 
「本日はお休みをいただいております。」 
他の電話に対応中 
「ただ今、別の電話に対応しております。」 
その後、 
「折り返しお電話いたしましょうか。」 
と聞くと丁寧です。 
※「折り返し」とは、あとでこちらから電話することです。 

⑤ 相手の声が聞こえないとき 
聞こえないからといって、 
❌「え？」 
❌「何ですか？」 
と言うのは避けましょう。 
代わりに、 
「申し訳ございません。少しお声が聞き取りにくいのですが。」 
と言います。 
電波が悪い場合は、 
「申し訳ございません。電波状況が悪いようです。一度お電話を切らせていただいてもよろしいでしょうか。」 
と伝えましょう。 

⑥ 電話を切るとき 
会話が終わったら、 
「ありがとうございました。」 
「失礼いたします。」 
と言って電話を切ります。 
また、受話器を強く置くと大きな音が相手に聞こえることがあります。 
電話は静かに切りましょう。 

⑦ 電話をかけるおすすめの時間 
会社へ電話をかける場合は、忙しい時間を避けるのがマナーです。 
避けたい時間 
❌ 朝（仕事開始直後） 
❌ 昼休み（12:00～13:00） 
❌ 仕事終了前 
おすすめの時間 
✅ 10:00～11:00 
✅ 14:00～16:00 
比較的つながりやすい時間帯です。 

まとめ 
電話対応は最初は難しく感じるかもしれません。 
しかし、よく使うフレーズを覚えて練習すれば、少しずつ自信を持って対応できるようになります。 
特に覚えておきたいフレーズはこちら！ 
📌 「お待たせいたしました。」 
📌 「恐れ入りますが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。」 
📌 「ただ今、席を外しております。」 
📌 「折り返しお電話いたしましょうか。」 
📌 「失礼いたします。」 
電話対応のスキルを身につけて、日本の職場でさらに活躍していきましょう！ 
GLOBAL REACHは、日本で働く皆さんを応援しています。